Durante años, una consultora de estrategia y transformación digital con dieciocho consultores llevó cada proyecto de cliente en su propia hoja de Excel: tareas, fechas, horas imputadas por cada consultor, presupuesto disponible... Cada responsable de proyecto usaba su propio formato, así que comparar la rentabilidad entre dos proyectos era casi un ejercicio manual, y saber a mitad de mes cuántas horas quedaban frente a lo presupuestado dependía de que alguien se acordara de actualizar la hoja. Este es el caso de cómo dejaron esas hojas de cálculo atrás con la app de Proyectos de Odoo y su integración con los partes de horas, y qué cambió en la práctica.
El punto de partida: una hoja de Excel por proyecto y por responsable
El diagnóstico inicial dejó claros tres problemas que se repetían en casi todos los proyectos:
- Partes de horas poco fiables. Cada consultor apuntaba sus horas a final de semana, o incluso a final de mes, reconstruyendo de memoria en qué había trabajado cada día.
- Ninguna visión de rentabilidad en tiempo real. El responsable de proyecto no sabía si iban por encima o por debajo del presupuesto de horas hasta el cierre de cuentas, cuando ya era tarde para corregir el rumbo.
- Tareas dispersas en correos y chats. No había un sitio único con fechas y responsables claros, así que una tarea podía quedar "en el aire" simplemente porque se perdió en un hilo de email.
Nada de esto era un problema de disciplina del equipo: era que un Excel no avisa cuando un proyecto se está comiendo el presupuesto, ni comparte la misma estructura entre dos responsables distintos.
La implantación: qué activaron en Odoo Proyectos
La consultora ya usaba Odoo para CRM y Ventas, así que activar la app de Proyectos —con el módulo de Partes de horas conectado— permitió enlazar cada proyecto directamente con el pedido de venta del cliente. La implantación se centró en varias piezas concretas:
- Un proyecto por cliente, con etapas Kanban comunes. Todos los responsables adoptaron las mismas etapas —Por hacer, En curso, En revisión, Entregado—, así cualquiera puede entender el estado de un proyecto ajeno de un vistazo.
- Subtareas para dividir el trabajo grande. Las tareas extensas se dividen en subtareas con su propio responsable y fecha límite, sin perder de vista la tarea principal a la que pertenecen.
- Partes de horas desde la propia tarea. Cada consultor registra sus horas en la pestaña de Partes de horas de la tarea, a mano o con el cronómetro integrado (Iniciar / Pausar / Detener), así las horas quedan registradas el mismo día en que se trabajan, no reconstruidas de memoria una semana después.
- Horas planificadas frente a horas reales. Cada tarea lleva su estimación de horas, y Odoo muestra en todo momento el porcentaje ya consumido frente a esa previsión.
- Vista de planificación (Gantt) por consultor. Permite ver de un vistazo la carga de cada persona entre varios proyectos a la vez, y detectar en el momento quién está sobrecargado o tiene hueco para una tarea nueva.
- Facturación a partir de las horas registradas. Al cerrar un hito o a final de mes, las horas imputadas en cada tarea se vuelcan sobre el pedido de venta del cliente, listas para facturar sin volver a teclearlas en ningún otro sitio.
La migración consistió en recrear en Odoo los proyectos abiertos en ese momento —una docena, aproximadamente— con sus tareas pendientes y el presupuesto de horas de cada uno. Los proyectos ya cerrados se dejaron archivados en Excel, sin migrar, porque no aportaban valor seguir gestionándolos.
El resultado, tres meses después
El cambio de hábito —registrar las horas el mismo día, no reconstruirlas a fin de semana— fue lo que más costó al equipo, pero una vez asentado, los beneficios fueron evidentes: los responsables de proyecto detectan ahora una desviación de presupuesto mientras todavía hay margen para reaccionar, no al cerrar cuentas; el cierre de facturación mensual, que antes llevaba días de cuadrar partes de horas sueltos en Excel, se resuelve ahora revisando el informe de Análisis de partes de horas, que compara horas planificadas y reales por proyecto, tarea o consultor en una tabla dinámica; y la vista de planificación ha permitido repartir mejor la carga de trabajo entre el equipo, en lugar de que unos pocos consultores acumulen todos los proyectos urgentes.
Checklist rápida
- ✅ Un proyecto en Odoo por cada cliente activo, con las mismas etapas Kanban para todo el equipo.
- ✅ Partes de horas registrados desde la tarea, con cronómetro o entrada manual el mismo día.
- ✅ Horas planificadas definidas en cada tarea para poder comparar con las horas reales.
- ✅ Vista de planificación (Gantt) revisada cada semana para repartir la carga entre consultores.
- ⬜ Horas facturables conectadas con el pedido de venta de cada cliente, para no teclear nada dos veces.
Qué viene después
Con los proyectos y las horas bajo control, la próxima entrada cambia de terreno: veremos cómo montar un punto de venta (TPV) con Odoo en un solo día, pensado para negocios de retail y hostelería.